قبل أن تأخذ طريقك إلى البهو الكبير تستحثك العجلة حيث وقع أصوات العازفين الذين يجربون الآتهم ويقف على جانبي الطريق استشارات حميمة تدعوك ان تمسك بعصاك كي تسهم في تحويل هذه الأصوات إلى معزوفة جميلة تمتع السامعيين ويقبلون على إقتناء هذه الإسطوانة الجميلة .

توقف قليلا… وتذكر.

أن الإدارة حرفة إبداعية لايجيدها كثيرا من الناس حتى وإن أطلقنا عليهم مديرن . ذلك أن كلمة مديرليست لقبا , ولكنها صفة .

حرفة وعلم , تقتضيكك أن تصتحب خبرة الممارسين وتجارب المجربين وعلوم النابهين .*

*هذه الحرفة ( الإدارة ) ليست كبسولة يبتلعها المدير مساءا فيصبح مديرا فعالا في الصباح ولكنها تجربة وممارسة وعلوم صاغها من ولجوا هذا الطريق

هل نحن بحاجة إلى الإدارة ….

(لقد أصبح من الحقائق المسلم بها وجود معامل ارتباط قوى بين تطوير الإدارة وبين مستوى التقدم الذي يحققه بلد ما )).

بقدر ما يبدوا هذا التسائل بديهيا وسهلا بقدر ما يبدوا في واقعنا مجهدا ومؤلما ففي الوقت الذي تثبت فيه الإحصاءات أن 88% من أسباب فشل المشروعات يرجع إلى سوء الإدارة وضعفها ))

وفي الوقت الذي أصبحت فيه الإدارة القلب لأي أداءفردي أو جماعي .. نجد أن الغالبية العظمى من مؤسستنا أبعد ما تكون عن معاملها وأسسها لأنها تطبق نوعا من الإدارة وهو ما نطلق عليه (( الإدارة بالدرع أو بإطفاء الحريق ))

وإذا كان عدم الإهتمام بالإدارة قديما أمرا محتملا في ظل سوق المنتجين فإن هذا الأمر أضحى غير مقبول في ظل سوق المشتريين ؟؟

وفي ظل هذه المناسبة الرهيبة التي تزداد ضراوتها مع قدوم إتفاقية الجات والخصخصة ..

كما أن الإدارة هامه على مستوى الإنسان فرديا لأنه يتعرف من خلالها على كيفية تخطيط حياته ومستقبله وكيف يعرف مواطن أقدامه وأبعاد رؤيته ؟

((فكل منا يحتاج إلى الإدارة فهي الضمان الوحيد لإنجاز الواجبات والحصول على النتائج الجيدة وفقا لعملية منظمة .. والإدارة هي الوسيلة لإتمام الواجبات بدلا من التكلؤ في تأديتها وتأجيلها إلى يوم أخر ))

كما أنها تمس وتؤثر في حياة وممارسات كل إنسان …. فالإدارة تجعل كل فرد منا على علم تام بقدراته وتدله على الطريق الأفضل لتحقيق غاياته كما أنها تقلل من العقبات التي تعترض طريقه .

كما أن الإدارة هي العامل الأساسي الذي يساهم في تحقيق هذه المؤسسة أو المنظمة بفعالية وكفاءة عن طريق تنسيق العوامل اللازمة لتحقيق الهدف من أموال وأفراد والآت ومعلومات في إطار من الوظائف الإدارية الرئيسية وهي التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة حتى يتحقق الهدف المنشود بأحسن وسيلة ممكنة .

وعلى غير ما أعتقد البعض بأن مبادئ الإدارة واحدة وتنطبق على نفس المؤسسات والأشخاص نفس المؤسسة والأشخاص بنفس الصورة مهما كانت ظروفها وأحوالها….. ذلك أن مبدئ الإدارة ليست أدوات تعمل بصورة ميكانيكية ولكها مبادئ نظرية تتأثر بما حولها من أنظمة أخرى وتؤثر فيها ..فنرى ان التخطيط _ مثلا_ يعتمد أساسا على بيانات سابقة وأخرى لاحقة ( تنيؤ ) والبيانات الاحقة التي تعتمد على دراسات المستقبل يمكن أن تتغير بتغيير الظروف المستقبلية وكذلك تأثير الظروف الاقتصادية الاجتماعية المحيطة بالمنظمة

وهذا ما يجعل كافة المنظمات المؤسسات في حاجة دائمة لها .

كما أنها تندرج تحت منطق الأخذ بالأسباب , تجمع في طياتها خبرات وتجارب الالممارسين فتستطيع أن تجمع بين يديك هذه الخبرات .

كما أن الإنسان يعيش في منظات مختلفة تكون النسيج الأساسي للمجتع مثل : الأسرة _ المدرسة _ المعهد _ المسجد _الأصدقاء _ النادي _ العمل _ النقابة .. وغيرها .

ولا يمكنا الاستمرار في حياتنا بدون وجود المنظمات ويبدوا أنه من البديهي القول أن مثل هذه المظمات لا تعمل أو تدار ذاتيا بل أن هناك أشخاص مسؤولون بل أن هناك أشخاص مسؤولون عن ذلك نسميهم المديرون , ويقوم هؤلاء المديرون بالتخطيط لمنظماتهم وتنظيم العمل بها أو الرقابة عليها وتنشأ أهمية الإدارة في أنها تيسر العمل داخل هذه المنظمات .

وعلى ذلك فغنه ليس من المتصور وجود مؤسسة بدون إدارة أو وجود إدارة بدون مؤسسة حيث إن الإدارة هي العضوا المسؤل عن تحقيق نتائج المؤسسة مثل القل فهو العضو المسؤل في الجسم عن إمداد الجسم بالدم اللازم لبقائه على قيد الحياة .

المهارات الأساسية اللازمة لممارسة العمل الإداري .

إن الإدارة متقدمة في البلاد المتقدمة لان نظرة المجتمع للإدارة نظرة متقدمة ..

وإن ما تحتاجه مصر والبلاد العربية لكي تكون قوة عالية هو المدير الفعال .

يحتاج من يمارس الإدارة أو قيادة الآخرين نحو رؤية وهدف إلى مجموعة من المهارات والإمكانيات وتمثل هذه المهارات قاسما مشتركا بين المستويات الإدارية المختلفة بدءا من المستويات الدنيا ( التشغيلية ) مرورا بالإدارة الوسطى والمستوى الأعلى والاستراتيجيى.

وتتمثل هذه المهارات بصفة عامة في : (1)

المهارات الفنية 1

وهي كل ما تصل بالمعلومات والقدرات الفنية الخاصة بعمله كمعرفته بوصف وظيفة ومتطلبات ومسئولياته وواجباته فيها وهو في هذا السبيل يحارل الدراسة وإكتساب المعلومات الفنية اللازمة له في عمله

المهارات الإنسانيه :

2-وهي كل ما يتعلق بسلوكه كفرد وعلاقة بالآخرين وأسلوبه في التعامل معهم ودخل في ذلك سلوكه في الاتصال والقيادة وتفاعله معهم في المواقف الجماعية المختلفة …

وهذه كله مهارات سلوكية أساسية لازمة له في عمله على كل المستويات … حيث إن المورد البشرى هو المورد الحرج لأي منظمة وسلوك الأفراد أثناء أدائهم لأعمالهم هو الفيصل بين نجاح المنظمة وفشلها , ومن ثم كان لأ بد من مهارة فعالة تضبط إيقاعه .

3_ المهارات التجريدية أو (الفكرية) :

أي قدرته على النظرة الشاملة الواسعة للأمور فيربط بين أنماط السلوك المختلفة في المنظمة وينسق بين القرارات العديدة التي تصدر فيها بما يساعد المنظمة ككل على التوجه نحو الهدف المحدد لها .

وقد أورد هربرت _ عن آخرين _ إحصائية توضيح مزيج القدرات أو المهارات في المنظمات المختلفة .

مزيج المهارات الإدارية اللازمة في المستويات الإ دارية المختلفة

.

المستوى الإدارى

الأدنى

الأوسط الأعلى

12% 23% 39%

38% 42% 43%

50% 35% 18%

100% 100% 100%

المهارات

التجريدية أو الفكرية

الإنسانية

الفنية

المجموع

ويمكنك القول أن :

القدرات الفنية يمكن تنميتها بالتدريب أثاء أداء العمل , ويمكن تحصيلها بالدراسة الفنية في المعاهد والكليات وفي برامج التدريب .

القدرات الفكرية : وهي تكتسب عادة بالخبرة .. أي جمع الخبرات أثناء ممارسة العمل لمدة طويلة ومن خلال تنقل الموظف للعمل في إدارات مختلفة ومواقع مختلفة ومن خلال حضور برامج التدريب المناسبة وخدمة المجتمع في المنظمات المختلفة ,

ومن خلال رؤية أخرى يرى الدكتور /سيد الهوارى .. أنه يمكن إجمال المهارات الواجب توافرها في االمدير في ثلاثة مجموعات .

وهي تتعلق بكيفية التعامل مع مختلف أنواع الناس وتشمل

_مهارات تحفيز الناس للعمل (مختلف أنواع الناس )

_مهارات الاستماع للغير .

_مهارات الاتصال بالغير .

المجموعة الأولى

مهارات مرتبطة بالمعلومات

_ مهارات تجمع المعلومات (الملائمة _ الدقة _ التوقيت)

_مهارات تخزين المعلومات بقصد استرجاعها بسرعة .

_ مهارات تفسير وتحليل الموضوعات .

المجموعة الثانية

مهارات في إتخاذ القرارات :

_ _

_ مهارات تشخيص المشكلات

_ مهارات التحليل الموضوعي

_تفهم إقتصاديات المشروع والأستثمار (التكلفة والعائد)

_ تفهم الأولويات والعمل بموجبها .

. المجموعة الثالثة

أما البعد الآخر فهو البعد الأخلاقي …

ومن الجدير بالذكر أن أغلب المراجع التي تتناول مهارات المديريين في الأدب الإداري الغربي والعربي تفصل بشكل كبير في بعد المهارات ، وتكاد تغفل البعد الأخلاقي …

أما وقد أصبح المناخ الذي يعمل فيه المدير العربي مناخا يتسم بالتغيير الكبير وتضارب القيم وعدم التأكد والعنف والسعي للحراك السريع فإن البعد الأخلاقي للمدير العربي أمر على جانب كبير من الأهمية .

وإذا أردنا أن ننفذ من تراثنا العربي الإسلامي فإننا نقول أن هذا البعد يشمل جانب الأمانة، أما بعد المهارات فيشمل جانب القوة وهما المفهومان اللذان وردا في الآية الكريمة (( إن خير من إستأجرت القوي الأمين ))

والامانة تشمل تقوى الله والحرص على أموال المؤسسة سواء أكانت مؤسسة عامة أم خاصة والطهارة الخلفية والإنتماء ومحاربة الفساد وقول الحق وإبداء النصح وقبوله ..

العملية الإدارية وأهميتها :

تأتي أهمية العملية الإدارية من أنها الوسيلة التي يتم بمقاضاتها تحويل الموارد والإمكانيات المتاحة إلى أهداف محددة .

فالإدارة هي :

القدرة على إستغلال الموارد المتاحة وتحقيق أهداف محددة ون تحويل الموارد المتاحة إلى أهداف عامة أو محددة وذلك عن طريق العملية الإدارية .

موارد وإمكانيات متاحة _العملية الإدارية _الأهداف العامة أو المحددة التي نبغي الوصول إليها .

فإن كنا نرب في تحويل الموارد التي تمتلكها سواء أكانت هذه الموارد بشرية أو مالية أو أية موارد أخرى إلى أهداف لا بد أن يأتي ذلك من خلال الاستخدام المثل لعناص العملية الإدارية .

وكلما كانت الموارد والإمكتنيات المتاحة متوافرة وكثيرة كلما قلت العملية الإدارية .

وتأتي أهمية العملية الإدارية خاصة إذا نظرنا إلى قلة الموارد المتاحةلدينا سواء كانت مالية أم بشرية ، وكثرة الأهداف التي نبغي تحقيقها .

يوم في حياة مدير ((همام ))

حالة عملية:

كانت دقات الساعة التاسعة صباحا تؤذن بمقدم السيد (همام )مدير عام شركة التوكيلات الملاحية وعندما وطئت أقدامه الشركة أخذ يلقي تحية الصباح على جميع العاملين الذين تقع عليهم عينه في الوقت الذي أخذ فيه (الساعي ) في إعداد فنجان القهوة الذي تعود السيد (همام) في تناوله في صباح كل يوم ..

وبدأ السيد همام في حالة إستغراق ذهني ذلك أن الشركة كانت مقدمة على وضع تصور وتخطيط للفترة القادمة للفترة القادمة لتقديمه إلى الفرع الرئيسي ومما زاد الأمر أهمية ان المسؤلين والخبراء بمقر الشركة الرئيسي طلبوا من السيد (همام )إعداد تصور ورفعه إليهم لمناقشته في ضوء المستهدفات التي أعدها هؤلاء الخبراء .

ومنذ أن جاء هذا الفاكس إلى الشركة والسيد (همام ) ينتقل من ورقة إلى أخرى ويجتمع مع معاونيه يتفقون ويختلفون فقد كان معنيا برفع واقع شركته وإمكانيته بدقة وما هو المستوى الحالي للشركة وما هي موارده وإمكانيته التي يشرف عليها ؟ وعندما أنتهى من هذا الأمر بدأ في جدول أماله اليومي بهيئة مستشارية لتحديد الأهداف المنوط بهم تحقيقها خلال هذه المرحلة من خلال واقعهم السابق وطموحاتهم الحالية , وعندما انتهوا من وضع هذا التصور بدأ يضعون هذه الأشياء على الورق ويمارسون التخطيط الفعلي للقيام بهذه الأدوار .

وأول الأشياء التي كانت عالقة بذهنهم هو أن الأفراد في حاجة إلى إعادة تنظيم وتشكيل للاستفادة من مواردهم وإمكانياتهم في ضوء خبراتهم السابقة بمستوى الأداء في المرحلة الماضية .

وما هي الأشياء التي يضعونها في آلية العمل بحيث تسهم في تحفيز المرؤؤسين للوصول إلى هذه الأهداف .

وما هي خطة المتابعة التي سيضعونها بحيث يكون التقارير معبرة عن سير أداء العمل وتكشف مواطن النحراف بحيث يمكن تصحيحها أول بأول .

وقد حفل هذا اليوم بكثير من القرارات الفعالة التي أخذها المدير بالأتفاق مع معاونيه .

ورغم أن هذا اليوم كان مثمرا في حياة السيد (همام) وحياة الشركة إلا أنه شعر أن هذا الاجتماع كان يمكن أن يدار بشكل أكبر جودة لكثرة المترددين على مكتبه للتوقع على الأشياء الهامة أو إطلاع معاونيه على بعض تفاصيل العمل ذلك لأن معظم تفاصيل العمل كانت في أيديهم .

كما أن الوقت يمر من بين أيديهم والموعد النهائي لتقديم خطة العمل يقترب .

وما كان يشغله في هذه الأثناء هو كيفية تقديم وعرض هذه الخطة في اجتماع المديرين العموم وقد أحس يومها بمدى حاجته إلى تنظيم نفسه ومكتبه ومدى ارتباط ذلك بإرادته لوقته حتى لا يقع في مثل هذا الإرتباط بعد ذلك .

وبعد إجهاد هذا اليوم كان على السيد (همام) أن يقضي بعض الوقت في علاج بعض المشكلات التي اعترضت تسويق الخدمة التي تقدمها الشركة .

واستشعر وقتا بإجهاد شديد وبمدى حاجته إلى الراحة ، حتى يبدأ راحة اليوم التالي .

حلقة نفاشية :

من خلال تتبعك لهذا اليوم في حياة السيد (همام) اكتب من وجهة نظرك أبرز الأدوات والمهارات التي كان لزاما عليه أن يكون ملما بها حتى يحقق أهدافه بنجاح ، وحتى يصبح يومه فعالا .

1_ التخطيط :

غير موافق نهائيا	غير موافق	موافق الى حد ما	موافق	تماما موافق	نواحي التقيم
1	2	3	4	5	أهداف شركتنا واضحة ومفهومة ومحددة
1	2	3	4	5	أهداف ادارتي واضحة ومحددة ومكتوبة
1	2	3	4	5	اهداف وظيفتي واضحة ومحددة
1	2	3	4	5	اشارك بشكل حقيقي في وضع الخطط التشغيلية لادارتي
1	2	3	4	5	اعرف جيدا دوري ي الخطط التشغيلية لادارتي
1	2	3	4	5	وضع ميزانيتي ادارتي او قسمي من واقع الاهداف والخطط الموضوعة م
1	2	3	4	5	يلتزم المرؤوسين في إدارتي أو قسمتي بالاهداف المحددة الم
5	4	3	2	1	يوجد عدد كبير من النظم والقواعد والإجراءات في الإدارة او القسم الذي أعمل فيه مما يعرقل إتمام العمل
5	4	3	2	1	يتم وضع جداول زمنية تحكم مراحل إتمام خطط إدارتي أو قسمي

(2)التنظيم

موافق تماما (5) موافق (4) موافق إلى حد ما (3) غير موافق (2) غير موافق بالمرة (1) مستويات التقييم ونواحي التقييم م

5 4 3 2 1 توجد خريطة تنظيمية للإدارة أو القسم الذي أعمل بها توضح السلطات والعلاقات . 1

 

5 4 3 2 1 يوجد وصف مكتوب لوظيفتي . 2

5 4 3 2 1 أسهم بشكل حقيقي في كتاب وصف وظيفتي 3

5 4 3 2 1 توصيف الوظائف في إدارتي أو قسمي يستخدم فعلا ولا يتم نسيانه . 4

5 4 3 2 1 أعرف تماما مجالات النتائج التي يجب تحقيقها

5

5 4 3 2 1 يوجد مقاييس للنتائج يتم بموجبها الحكم على أدائي 6

5 4 3 2 1 العاملون معي في إدارتي أوقسمي يفهمون تماما وظيفتي . 7